Herramientas de productividad que salvan vidas (y que usamos todos los días en el coworking)

Trabajar por tu cuenta, gestionar una startup o liderar un equipo remoto tiene muchas ventajas, pero seamos sinceros: mantener el foco y la organización a veces es un deporte de riesgo. Entre las notificaciones, los correos infinitos y las tareas pendientes, es fácil sentir que el día se escapa sin haber avanzado en lo importante.

En nuestro coworking vemos pasar a decenas de profesionales cada día y, si algo hemos aprendido, es que el talento sin un buen sistema se diluye.

Por eso, hemos recopilado las herramientas de productividad esenciales que los coworkers más eficientes (y nosotros mismos) usamos a diario para estirar el tiempo y mantener la cordura. ¡Prepara la sección de marcadores de tu navegador!

1. Notion: Tu segundo cerebro

Si eres de los que tiene notas esparcidas en libretas, post-its en la mesa y documentos perdidos en el escritorio, necesitas Notion.

¿Qué es? Es una plataforma «todo en uno» donde puedes escribir, planificar, organizar proyectos y crear bases de datos.

¿Por qué nos salva la vida? Porque es completamente modular. Puedes usarlo como un simple diario de tareas, como un gestor de proyectos complejo o para centralizar la documentación de tu empresa. En el coworking, muchos equipos lo usan como su «enciclopedia» interna para que todo el mundo sepa qué hacer y cuándo.

2. Slack: El fin de los correos que pudieron ser un mensaje

El correo electrónico está bien para comunicaciones formales, pero para el día a día de un equipo es un agujero negro de tiempo.

¿Qué es? La herramienta de comunicación interna por excelencia para equipos.

¿Por qué nos salva la vida? Organiza las conversaciones por «canales» temáticos (proyectos, ideas, o incluso un canal de #café para socializar). Reduce drásticamente el ruido visual de la bandeja de entrada y permite resolver dudas en segundos. Además, se integra con casi cualquier otra app que uses.

3. Trello (o Asana): El poder visual de saber qué toca hacer

Si necesitas ver tus tareas para entenderlas, el sistema Kanban es tu mejor aliado.

¿Qué es? Un gestor de proyectos basado en tarjetas visuales que mueves a través de columnas (por ejemplo: Por hacer, En proceso, Revisión, Hecho).

¿Por qué nos salva la vida? De un solo vistazo sabes exactamente en qué estado se encuentra un proyecto sin tener que preguntar a nadie. Trello es perfecto por su sencillez y su interfaz intuitiva; si tu equipo crece y necesitas algo más robusto con cronogramas y dependencias, dar el salto a Asana es la evolución natural.

4. Toggl Track: Descubre a dónde se va tu tiempo

¿Alguna vez has llegado al final del día con la sensación de haber trabajado mucho pero sin saber exactamente en qué?

¿Qué es? Un temporizador ultrasencillo para medir el tiempo que dedicas a cada tarea o cliente.

¿Por qué nos salva la vida? Si eres freelance, es vital para saber si estás cobrando lo correcto por tus horas. Si trabajas por cuenta ajena, te ayuda a detectar «ladrones de tiempo» (como pasar dos horas respondiendo correos sin darte cuenta). Medir es el primer paso para mejorar.

5. Google Drive / Workspace: La oficina en la nube

A estas alturas parece obvio, pero la nube de Google sigue siendo la columna vertebral del trabajo colaborativo.

¿Qué es? El ecosistema de documentos, hojas de cálculo y almacenamiento de Google.

¿Por qué nos salva la vida? Olvídate de enviar archivos por correo llamados «documento_final_v2_este_sí_bueno.pdf». Trabajar en tiempo real sobre el mismo archivo con tu equipo o clientes, dejar comentarios y tener la tranquilidad de que todo se guarda automáticamente en la nube no tiene precio.

El mejor truco de productividad no es una app

Las herramientas son fantásticas, pero no hacen magia por sí solas. El verdadero «hack» de productividad es combinarlas con un entorno que te invite a concentrarte.

De nada sirve tener el Notion más bonito del mundo si estás intentando trabajar desde el sofá de casa con la televisión encendida o las interrupciones del entorno doméstico.

Venir al coworking, separar físicamente tu espacio de descanso de tu espacio de trabajo y rodearte de gente que también está enfocada en sus proyectos es, sin duda, la mejor aplicación para tu rendimiento.

Y tú, ¿cuál de estas herramientas usas ya? ¿Hay alguna otra que sea imprescindible en tu día a día? ¡Te leemos en los comentarios!